CR de la réunion du 30 mars 2018

Réunion de bureau du C.O.O.R.C. (30/03/2018)

Présents : Camille / Laëtitia / Marie / Nadia / Baptiste / Christian / Didier / Dominique / Gilles / Joël / Thierry

Excusés : Jean-Claude / Jérémy         Autres présents : Christine / Dominique

Compte rendu de la réunion qui s’est tenue à Saint Amant de Nouère à 20h30 le 30 mars :

1) Point sur les adhésions : au 3 mars, le CORRC compte 50 adhérents.

2) Gilles nous informe des devis qu’il a fait faire auprès de producteurs de son secteur.

3) Thierry et Baptiste présentent un point financier. En prenant en compte les soutiens financiers déjà apportés, ceux qui doivent arriver et en tablant sur au moins 100 concurrents, le CORRC aura assez de recettes pour l’édition 2018 (environ 30000€).

4) Les flyers ont commencé à être distribués auprès des professionnels de la moto et lors des Puces moto de Niort ; l’opération va se poursuivre dans un « rayon » de 200 km.

5) Point sur les pré-inscriptions de pilotes : Nadia en est à 44 pré-inscrits ; elle est d’accord pour s’occuper de la suite et des engagements définitifs une fois ceux-ci ouverts. Thierry précise que ce sera le cas dès que la liste des officiels FFM venant sur notre rallye sera complète.

6) Thierry propose le montant des droits d’engagements, inférieurs de 50 et 55€ à ceux pratiqués en championnat de France (tarif de lancement pour notre première édition). Aucune opposition. Les droits d’engagement pour 2018 seront donc de 150€ (étape de jour) ou 185€ (totalité du rallye).

7) Les premières dépenses faites sont présentées (ex : une assurance RC et PJ pour le CORRC) et d’autres envisagées : le bureau valide la proposition d’acheter un barnum (3m x 3m), des bracelets et des gobelets pour les buvettes (plus tard).

8) Thierry évoque le résultat des démarches pour faire faire des trophées. La solution trouvée plaît au bureau, elle est en plus dans le budget prévu. Les tailles sont discutées. Question presque bouclée.

9) Jacques et Camille font le point sur l’avancée du road-book ; affaire en bonne voie.

10) Le bureau soutient la démarche initiée par Thierry pour essayer de trouver des producteurs locaux qui accepteraient de donner des bouteilles de pineau qui seraient ensuite données aux concurrents. Est abordée la question d’étiquettes avec le nom du rallye et notre logo que l’on pourrait ajouter sur ces bouteilles ; Christian va étudier la question avec l’imprimeur.

11) Joël fait le point sur le matériel qui pourrait nous être prêté ; pour l’instant, nous manquons surtout de balais de chantier, de groupes électrogènes, de lumières sur pied, de chaises et de tables d’extérieur (plastiques), d’enrouleurs électriques. Pensez à écrire à Joël : joelbarteam@gmail.com pour lui dire ce que vous pouvez mettre à notre disposition.

12) Marie annonce que nous avons déjà 29 chambres chez l’habitant pour accueillir les bénévoles et que la structure Oasis à Genac peut être louée à des prix intéressants pour une cinquantaine de personnes. Affaire à suivre suivant le nombre de bénévoles à héberger.

13) Contacts avec les maires : en plus des maires des communes où auront lieu les spéciales (déjà vus), Thierry annoncent que, pour le dossier de la préfecture, nous allons devoir contacter tous les maires des communes sur lesquels vont circuler les concurrents. il y en a 21. Et que nous aurons à leur faire remplir un document sur lequel ils émettent un avis. Thierry explique pourquoi il serait préférable de les rencontrer. On va se répartir la tâche.

14) Journée du 3 juin : nous rassemblons tous les bénévoles qui s’impliquent ou vont s’impliquer le week-end du 20 octobre, et même les pilotes intéressés, le dimanche 3 juin à la salle des fêtes de Saint-Amant de Nouère. Rendez-vous à 10h. Le CORRC offrira l’apéritif et allumera un barbecue. Programme   prévisionnel :   Réunion   plénière   le   matin,   apéritif   et   déjeuner,  « inscriptions » sur les postes de bénévoles et groupes de travail par types de postes l’après-midi. Formule retenue : repas tiré du sac : chacun vient avec son repas et ses couverts.

15) Calendrier à venir :

_ Le 7 avril, les deux Dominique, Laëtitia et Thierry vont étudier sur place l’organisation du Rallye de la Sarthe, 1ère épreuve du championnat de France des rallyes routiers 2018.

_ Le 1er mai, étude du parcours routier : départ à 10h devant le  » 27 « .

_ Le 10 mai, le CORRC tiendra un stand à l’ECF Motos Day aux Maisons Blanches.

_ Le 25 mai, 3ème réunion de bureau, à 20h30 à Saint-Amant de Nouère.

Fin de la réunion vers 23h